Электронный архив представляет собой комплексное решение для управления электронными документами, включающее в себя не только построение единого структурированного хранилища, но и организацию оперативной, защищенной, многопользовательской работы с документами.
Электронный архив - это современные и эффективные технологии работы, которые призваны:
- обеспечить надежность хранения информации, защитить документы от потерь и повреждений;
- сократить время сотрудников на поиск и пересылку документов, обеспечить достоверность информации;
- ограничить доступ к «секретным» документам отдельным сотрудникам, отделам или группам;
- обеспечить многопользовательский режим работы с документом;
- организовать удаленный доступ к информации;
- сократить расходы на поддержание бумажного архива.
Структурная схема электронного архива
Любой электронный архив включает в себя следующие основные компоненты (см. рисунок):
Системы ввода/вывода, предназначенные для преобразования бумажной документации в электронный вид и наоборот; они обеспечивают ввод и регистрацию документов, разрабатываемых в любых применяемых на предприятии приложениях.
Системы оперативного электронного архива, предназначенные для хранения оперативной информации и ее накопления перед записью на долговременное хранение.
Системы долговременного хранения, предназначенные для хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер в течение продолжительного времени.
Системы пользовательских приложений, представляющие уровень, на котором, как правило, организуется доступ к информации архива в режиме файл/сервер или с помощью систем автоматизации, СУБД.
Для создания электронного архива организации необходимо выполнить ряд этапов, в том числе этап, связанный с трудоемкой предварительной обработкой документов: сканирование, распознавание, преобразование в необходимый формат, атрибутирование или индексирование, проверка качества и т.п.
Компания Р-Техно предлагает законченное решение, в состав которого могут входить не только технологии, оборудование, высокопрофессиональный опыт сотрудников, но и услуги по предварительной подготовке документов для электронного архива.
В комплекс работ по организации электронного архива входят:
- Исследование существующего архива компании и задач организации электронного архива.
- Выбор платформы, оценка мощности оборудования, дооснащение в случае необходимости.
- Разработка и создание структуры будущего электронного архива.
- Работы по переводу бумажного архива в электронный вид.
- Подготовка документов к сканированию.
- Сканирование бумажных оригиналов, проверка качества.
- Конвертирование, распознавания структуры документа, сжатие, проверка качества.
- Атрибутирование или индексирование. Зачастую трудоемкий, но важный этап, от которого зависит удобство и скорость дальнейшего поиска документа и эффективность работы в целом. На этом этапе каждому документу присваивается заранее определенный набор атрибутов или индексов, создается «карточка документа», содержащая всю необходимую информацию. Возможные варианты атрибутирования: ручное, автоматическое, штрих-кодирование или любые смешанные виды.
- Обучение. Результатом внедрения электронного архива является его полная интеграция с существующим архивом, системой документооборота, системой CRM, базой знаний и другими бизнес-приложениями.