Печать и обработка документов

Аудит и консалтинг – оптимизация печати

Ощутимой статьей расходов любого предприятия являются расходы на систему печати, организацию и поддержку документооборота. По данным статистических исследований, эти издержки могут достигать 3% оборота компании.

Наиболее характерная для многих предприятий ситуация выглядит так:

• при покупке оборудования не анализируются будущие затраты;
• система печати не рассматривается как единый комплекс;
• за многие годы существования компании образуется разношерстный и неуправляемый парк оборудования печати;
• использование разнородного оборудования вынуждает поддерживать запас расходных материалов, приобретающий при разнообразии этого оборудования, колоссальные масштабы.

В условиях жесткой конкуренции многие компании решают задачи повышения эффективности бизнеса и, в первую очередь, снижения расходов. В связи с этим актуальным становится и внедрение более продуманной стратегии печатных работ. Оценить реальную ситуацию, выявить участки процесса печати с неоправданными затратами, получить возможность не только управлять этими затратами, но и прогнозировать их поможет проведение комплекса мероприятий, включающих в себя полный аудит системы, разработку и внедрение мер повышения эффективности.

Компания «Р-Техно» предлагает консалтинговые услуги в области печати и управления документооборотом. Специалисты компании проводят полный аудит офисного оборудования, выявляют потребность заказчика в объемах печати документов, определяют степень эффективности использования различных устройств, оценивают затраты на поддержку всего печатного комплекса и на создание документов.

После анализа полученных в ходе аудита данных предоставляется следующая информация:

• оценка текущего состояния системы печати с указанием всех «узких» мест, выявленных в ходе проведенных работ;
• определение причин неработоспособности, низкой производительности или «нерентабельности» печати;
• оценка текущего уровня безопасности в системе печати и др.

Наряду с этой документацией заказчик получает рекомендации по оптимизации системы печати или основу для разработки технического задания.

Следующим этапом является разработка проекта полноценной системы печати с единым центром управления и мониторинга, встроенными средствами отчетности и планирования, интегрированной системой безопасности. При этом Р-Техно может не только выступать в качестве независимого консультанта, но и осуществлять внедрение спроектированной системы.

Все эти меры позволяют организовать эффективный документооборот и наладить оперативный контроль над функционированием офисной техники для снижения стоимости владения и повышения оперативности ее обслуживания. В результате оптимизации расходов удается сэкономить до 30% первоначально затрачиваемых на печать средств.